Doelstelling
Het scheppen van de mogelijkheid voor een ieder die zich benadeeld voelt om een klacht in te dienen en deze te laten onderzoeken op zodanige wijze dat een in redelijkheid te verlangen bescherming van zijn individuele belangen is gewaarborgd.
Herstellen van vertrouwen tussen de Reikimaster en de klagende cliënt.
Dit alles conform de ethische code van de Nederlandse Vereniging van Reikimasters en de voorwaarde van het lidmaatschap.

Instelling en samenstelling van de klachtencommissie
• De klachtencommissie bestaat uit drie personen waarvan één persoon voorzitter en één persoon secretaris is. Van de drie personen zijn twee personen lid van de Nederlandse Vereniging van Reikimasters. Het derde lid heeft een juridische achtergrond en is geen lid. Bij voorkeur is hij/zij wel bekend met Reiki.
• De klachten commissie heeft een zittingsperiode van drie jaar. In geval van tussentijds aftreden wordt er een opvolger gevraagd voor de periode die zijn/haar voorganger/voorgangster nog te vervullen had.

Indiening van een klacht
• De klager dient zijn klacht schriftelijk en gemotiveerd in bij de klachtencommissie. Indien de klacht bij het bestuur binnen komt zal het bestuur deze doorgeven aan de klachtencommissie. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. De klager krijgt een bevestiging van ontvangst.
• De commissie kan de klager verzoeken zijn klacht mondeling nader toe te lichten.
• De secretaris legt na overleg met de klager de toelichting schriftelijk vast en laat deze door de klager ondertekenen. Tevens wordt aangetekend wie als vertrouwenspersoon voor de klager optreedt.
• De secretaris bevestigt de ontvangst van de klacht en eventuele verdere informatie en stelt de klachtencommissie in kennis van het indienen van de klacht.
• Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, wel wordt de klacht aan de desbetreffende persoon (personen) doorgegeven.
Waar kun je over klagen:
• Ongewenste intimiteit
• Ontbreken van vereist cursusonderdeel
• Situaties die in strijd zijn met de voorwaarden van de Gedragscode

Werkwijze van de klachtencommissie
• Komt de klacht voor behandeling in aanmerking, volgens de criteria van de gedragscode, dan onderzoekt de klachtencommissie de klacht. Zij is bevoegd die informatie in te winnen die zij meent nodig te hebben om tot een oordeel te komen.
• De klachtencommissie houdt een of meerdere zittingen, waarop zij de klager, zijn vertrouwenspersoon, de desbetreffende Reikimaster(s) en zonodig anderen hoort.
• Indien een klachtencommissielid zelf op enigerlei wijze persoonlijk betrokken is bij een klacht, wordt er een plaatsvervanger/ster gevraagd om zijn of haar plaats in te nemen.

Norm voor de beoordeling van een klacht
De commissie onderzoekt mede, of naar haar oordeel is gehandeld in strijd met:
• De gedragscode voor Reikimasters
• Normen van zorgvuldigheid, redelijkheid en billijkheid

Advies en uitspraak
• Tenzij tijdens de behandeling van een klacht een oplossing wordt bereikt, die ertoe leidt dat de klager zijn klacht intrekt, brengt de klachtencommissie advies uit aan het bestuur binnen een maand
nadat de commissie zitting heeft gehouden.
• Het advies van de commissie dient een gemotiveerd advies te zijn, waarin alle relevante informatie wordt opgenoemd, waarover de commissie beschikt en die tot het advies leid.
• Het bestuur doet binnen een maand na het uitbrengen van het advies van de klachtencommissie uitspraak.
• Indien blijkt, dat de geldende termijnen voor het uitbrengen van het advies, of het doen van uitspraak ontoereikend zijn voor de klachtencommissie, respectievelijk het bestuur, dan mag elk deze instanties de voor haar geldende termijn eenmalig verlengen met ten hoogste twee weken. Aan de betrokkenen wordt van een verlenging schriftelijk mededeling gedaan.
• Het bestuur brengt zijn uitspraak en het advies van de klachtencommissie schriftelijk ter kennis aan de klager en zijn vertrouwenspersoon. Klager ontvangt binnen twee maanden na de ontvangstbevestiging van de klacht de uitkomst. Indien er gebruik is gemaakt van een verlengperiode dan wordt dit opgeteld bij de oorspronkelijke tijd. Wijkt de uitspraak af van het advies van de klachtencommissie dan heeft het bestuur een schriftelijke motivering van deze afwijking. Het bestuur stelt tevens de commissie van zijn uitspraak op de hoogte.
• De commissie brengt advies uit aan het bestuur en de klager, dit advies is niet bindend. De bemiddeling kan het vertrouwen herstellen en leiden tot kwaliteitsverbetering.

Vertrouwenspersoon
• Een ieder, die rede en argumenten tot klagen heeft, kan zich laten bijstaan door een hem/haar vrijelijk te kiezen vertrouwenspersoon die bereid is als zodanig op te treden.
• Een vertrouwenspersoon, indien intern, maakt geen deel uit van het bestuur of de klachtencommissie.
• De vertrouwenspersoon ontvangt dezelfde informatie als de overige betrokken partijen.
• De vertrouwenspersoon is bevoegd de klager in alle stadia van het voorafgaande overleg en de klachtenbehandeling te vergezellen, voor of met hem het woord te voeren, vragen te stellen en kennis te nemen van dezelfde informatie als de overig betrokken partijen. In dit geval dient de vertrouwenspersoon 14 dagen voor aanvang van de zitting schriftelijk te zijn aangemeld bij de klachtencommissie.
• De vertrouwenspersoon is ten aanzien van zijn taak alleen verantwoording schuldig aan de klager.

Geheimhouding
De klachtencommissie en het bestuur van de vereniging zijn gehouden tot geheimhouding van de feiten en gegevens waarvan zij bij de behandeling van de klacht kennis nemen.

Voor klachten kunt u contact opnemen met
Willemijn Leedekerken
Marion Stapper